Slo et slag for journalen

Sivilombudsmannen oppfordrer til bevissthet rundt Facebook-statusen. Den kan nemlig være journalføringspliktig.

Kontorsjef Anette Dahl, som har ansvaret for innsynssakene som kommer inn til Sivilombudsmannen, påpeker at journalføring er nødvendig for å sikre reell offentlighet.

– Temaet journalføring aktualiseres særlig i en tid med nye former for kommunikasjon. Både Jonas og Jens tvitrer og holder på om dagen, påpekte Dahl humoristisk, under konferansen Juristenes fagdager 2011.

Facebook kan være saksbehandling

Ombudsmannens kontorsjef hadde med seg flere eksempler på at digital meningsutveksling kan ende med å bli definert som saksbehandling. Blant annet ble en Facebook-oppdatering der Jonas Gahr Støre redegjorde for Norges syn på palestinakonflikten, trukket fram som eksempel.

Den mye omtalte journalføringsplikten av SMS som ble slått fast av ombudsmannen i forbindelse med statsminister Jens Stoltenbergs SMS til DnB Nor sjef Rune Bjerkaas, ble også nevnt.

Et lederansvar

Ombudsmannens representanter påpekte at mens det tidligere var vanlig at arkivet åpnet og journalførte all papirpost, er det nå svært mange journalføringspliktige dokumenter som sendes direkte til saksbehandlerne via epost. Dette sammen med nye medievaner stiller store krav til offentlige organer, påpekte kontorsjef Dahl:

– Det er et lederansvar å sørge for at journalføringsansvaret følges i den enkelte virksomhet.

Kontorsjefen sammenlignet det å være innbygger i et offentlig organ med dårlige journalføringsrutiner, som å besøke en restaurant uten en meny.

– Dermed får man ingen retter å bestille, sa Dahl, med et smil.

Samtidig som Sivilombudsmannen uttrykte seg klart om at offentlige organer må være bevisste på hva som journalføres, benyttet Dagrun Grønvik fra samme avdeling anledningen til å etterlyse klarere retningslinjer på området.

– Både Riksarkivet og Difi har informert om journalføringsplikt for innhold som kommer frem på nye, digitale medier. Men ingen av dem problematiserer dette konkret, men nøyer seg med å vise til at journalføringsplikten er knyttet til innhold og ikke kommunikasjonsform, sa Grønvik.

Kritiske til lovforslag

Ombudsmannens representanter la ikke skjul på at de er kritiske til et nytt forslag fra Kulturdepartementet, som innebærer at det ikke lenger skal være journalføringsplikt for SMS-er og innsynskrav.

Forslaget innebærer at informasjon som kan være arkiveringspliktig på grunn av sitt innhold, likevel ikke skal være journalføringspliktig.

– Det er 2011, og de fleste av oss kan sende e-post med telefonen. Å innføre et slikt skille fremstår som kunstig, noe både ombudsmannen og Riksarkivet har sagt fra om gjennom høringsrunden, påpekte Grønvik.

Ombudsmannen er ikke den eneste som reagerer på at det går mot frivillig journalføring av SMS. Også presseorganisasjonene har protestert mot forslaget.