E-mail hiver ut posten

Kommunenett er i ferd med å ta form. Men dersom du trodde Kommunenett er et eget nett, tar du helt feil. Det er en verktøykasse. Og verktøyet som kommunene først og fremst bør ta i bruk, er elektronisk post, såkalt e-post.

- Kommunenett er rett og slett et prosjekt. Målet er å hjelpe kommuner og fylkeskommuner med å finne gode og effektive løsninger for ekstern, elektronisk kommunikasjon. Samtidig skal det utarbeides standarder og retningslinjer for ulike anvendelsesområder, sier KS’ prosjektleder for Kommunenett, Jørn Møane, til Kommunal Rapport.

En mus, et trykk og vips…
Det mange oppfatter som den vanskelige elektroniske virkeligheten, handler svært forenklet, ikke om annet enn nye måter å jobbe og snakke sammen på. Om nye muligheter og modeller for organisering og utforming av arbeid. Har du datasperre og svetter ved synet av terminaler, glem angsten og tenk at du i stedet får nye og spennende utfordringer. Tenk deg for eksempel at du slipper å gå til posthylla for å gå gjennom bunken med usortert post. I stedet får du et lite pling i datamaskinen som varsel om at en melding eller et brev er på plass hos deg. Med enkle tastetrykk og lette musebevegelser kan du i Lindesnes hente informasjonen du trenger, som kjapt kan videresendes til en kollega i Kirkenes.

Politikerne må handle nå
- Stat, kommune og fylker må følge med på den teknologiske utviklingen. Internett er selve drivkraften i mye av det som skjer. Vi ønsker alle kommuner på banen, og i Kommunenett-prosjektet, er det tre hovedområder vi fokuserer på: E-post, tilgang til Internett og tilgang til kommunal informasjon, sier Møane.
Nytteeffekten er knyttet til alle disse punktene og vil bety både kostnadsbesparelse og effektivisering, mener han.
- E-post vil bli en vanlig kommunikasjonsform i offentlig sektor. Snart vil de fleste motta, arkivere og besvare post elektronisk. De som ikke blir med nå, kommer til å henge etter i utviklingen, sier Møane.
- Dette er noe alle kommunepolitikere må ta stilling til i denne perioden. I forhold til kommunale informasjonstjenere vil det komme et krav fra innbyggerne om tilgang til elektronisk informasjon 24 timer i døgnet. Kommuner som ikke følger opp, vil få spørsmål om hvorfor ikke sakspapirer, budsjettforslag, reguleringsplaner og annet ikke er tilgjengelig via PC, sier han.

E-post først
Kommunene er ikke pålagt å følge med i den datateknologiske utviklingen, men må selv ta ansvar. Samtidig er så og si alle store informasjonsforvaltere og leverandører ute med informasjon på Internett, både offentlige og private.
- Det er en voldsom framvekst av privat tilgang til Internett, og dersom kommunalt ansatte får dårligere tilgang, så blir de hengende etter, sier Møane.
I dag har ca. 10 prosent av de kommuneansatte tilgang til e-post og World Wide Web. Neste år vil trolig 30 prosent kunne kommunisere på e-post, og 15 prosent ha tilgang til WWW.
Møane mener at det første kommunene bør ta tak i, er nettopp e-post. Det er en overkommelig teknologisk og sikkerhetsmessig terskel. Så bør det etableres tilbud til innbyggerne om informasjon via egne kommunale informasjonstjenere, samt tilgang til Internett for de ansatte.

Mye hjelp å få
Kommuner som famler eller ikke riktig vet hva de skal gjøre for å møte kravene om løsninger for elektronisk kommunikasjon, kan hente mye støtte gjennom Kommunenett-prosjektet.
- Ingen som setter i gang må tro at de er alene. KS har begrensede ressurser, men vi kan gi mange råd om hvordan man best går fram. Den tunge kompetansen er først og fremst samlet i større kommuner og fylkeskommuner, mens KS kan formidle kontakt. Det finnes også rapporter som tar for seg oppbygging og organisering av kommunale informasjonstjenere og adressestruktur for e-post og informasjonstjenere. Disse er sendt alle kommuner, sier Møane.
- Endringene inn enfor IT-området skjer raskt, og noen leverandører utnytter situasjonen bevisst. Vi ønsker å være en motvekt til de kommersielle interessene i markedet og kan gi uavhengige råd, sier Jørn Møane.

Skrevet av: Mikkel Friis