Framsikts verktøy for budsjettering og rapportering har gitt Bergen kommune bedre arbeidsprosesser, færre feil og et bedre produkt for publikum. – Vi har fått et kommunebudsjett og en resultatrapportering som engasjerer, sier kommunaldirektør Kristin Ulvang.
Veldig mange kommuner bruker krevende prosesser når de skal produsere budsjetter og rapporter: Tallmateriale må hentes utmanuelt, gjerne fra flere forskjellige systemer, og behandles i ulike programmer før de limes inn i tekster produsert i atter andre programmer.
Det norske programvareselskapet Framsikt AS ønsket å gjøre noe med dette, og har i samarbeid med et knippe norske kommuner utviklet et nettbasert produkt for analyse, planlegging, budsjettering og rapportering. Bergen kommune er en av pilotkommunene som har vært med i prosjektet siden 2016, og Kristin Ulvang – kommunaldirektør for finans, innkjøp og eierskap i Bergen kommune – er veldig fornøyd med resultatet.
– Ja, vi hadde en prosess ikke ulik det du skisserer innledningsvis. Og så er det jo slik med budsjettprosesser at de er “levende” helt frem til den timen de skal i trykken, og når det kom endringer sent i prosessen, førte det til at tekster og tabeller mange steder måtte justeres manuelt. Da er det ikke til å nekte for at det av og til forekom glipper og forglemmelser i de trykte budsjettdokumentene, forteller hun. Ikke bare er slike feil nå en saga blott, arbeidsprosessene forbundet med å fremstille budsjettene er langt mer strømlinjeformet. Alle relevante tall ligger nå inne i Bergen kommunes Framsikt-system, og til sammen har dette skapt en mye enklere måte å jobbe på:
– Tallgrunnlaget kommer inn i Framsikt via koblinger mot Excel, og KOSTRA-tallene hentes rett fra SSB. Så jobber vi med tekstene i Framsikt og linker til tall, tabeller og figurer, slik at når det gjøres endringer ett sted, oppdateres alt automatisk, sier hun.
– Alle forslag til endringer i budsjettet er dessuten systematisk og bedre forklart gjennom tiltak og tiltaksbeskrivelser, beskrivelser av alle investeringsprosjekter, mer systematisk innlegging av mål, med indikatorer og kobling til overordnede mål og nøkkeltall. Resultatet er et sluttprodukt med mye høyere kvalitet.
De fleste digitaliseringsprosjekter handler jo like mye om å endre arbeidsmetoder som om å implementere ny teknologi, og Ulvang sier det tidvis var en utfordring også her – men at det har gitt klare fordeler.
– Det er nå felles formkrav for alle byrådsavdelingene til hvordan data skal leveres. For enkelte har nok dette fremstått som begrensende og lite fleksibelt, men fordelen er at informasjonen er strukturert på samme måte for alle kommunens tjenesteområder, og da blir prosessene mindre personavhengige. Det gjør at det er veldig enkelt for brukerne å orientere seg og gjenkjenne systematikken, sier hun.
Ulvang forteller også at byrådsavdelingene har satt pris på at flere kan jobbe samtidig i verktøyet, og at alt er lagret ett sted slik at det ikke foreligger noen usikkerheter rundt hva som er siste versjon.
Byrådet må dessuten legge frem budsjett før nasjonalbudsjettet er på plass og alle premissene er klare, og justere dette når statsbudsjettet er endelig vedtatt. Ofte blir det flere endringer, og innimellom får det konsekvenser for hele kommunesektoren.
– Det er uendelig mye mindre arbeid forbundet med å justere for dette når man har et slikt verktøy – det er en masse ulike tilleggsinnstillinger og dokumenter å legge frem, og vanligvis har det ikke vært mulig å få full oversikt over alle konsekvensene. I fjor var faktisk første gang vi hadde et endelig, komplett tallgrunnlag for det endelig vedtatte kommunebudsjettet.
Det er ikke bare arbeidet med kommunebudsjettet som er blitt strømlinjeformet og effektivisert – med dataene strukturert og klare, har det også blitt mye enklere å rapportere på driften. Bergen kommune har allerede gjort to tertialrapporteringer med Framsikt-verktøyet, til gode mottagelser i kommunen, og like over påske skal Ulvang og co. levere årsrapporten. Det blir første gang rapporteringen utelukkende skjer elektronisk.
For å ta et eksempel på hvilken fleksibilitet det gir: Bare en ukes tid før påskeferien kom de foreløpige KOSTRA-tallene, og Ulvang forteller at de tar sikte på å få disse inn i løsningen før rapporteringen – med grafer og tabeller komplett oppdatert. Når de endelige KOSTRA-tallene kommer 15. juni, vil grafene og tabellene oppdatere seg med de nye tallene automatisk, og publikum vil hele tiden ha full tilgang.
– Å legge ut rapporten som en pdf er ikke digitalisering. Dette har responsivt design og kan leses på både mobil og iPad. Her er det lettere å finne frem, og vi kan tilby mye mer interaktiv grafikk, samt videoer som viser prosjektene vi har holdt på med det siste året. Dette blir dermed en mye mer engasjerende presentasjon av kommunens aktivitet, sier Ulvang.
– Det var nok litt skepsis i bystyregruppene på at de ikke skulle få trykt utgave, noen er vant til å ha en papirversjon hvor de kan notere i margen. Men de aller fleste har vært veldig fornøyd. Jeg presenterte det blant annet for én organisasjon i kommunen, de vippet opp padder og smarttelefoner og gikk rett inn på sine interesser. Vi er veldig fornøyde med at det fremstår som innbyende og appetittvekkende å lese, sier hun.