Arbeidstilsynet

Slik lykkes du med omstilling

Mennesker vegrer seg mot store endringer. Endringer på arbeidsplassen er likevel nødvendig for å tilpasse oss samfunnets stadige utvikling. Slik tar du vare på de ansatte gjennom en omstilling.

Dagens arbeidsmarked er preget av stadig hyppigere endringer. Fire av ti ansatte som jobber på kontor, oppgir at de har opplevd omorganisering på jobb. Nytt organisasjonskart, endring av oppgavedeling, ny styringslinje eller andre beslutninger påvirker oss i kontorjobbene våre. I tillegg er det en klar forventning om at ansatte skal klare å henge med i en digital utvikling som går stadig raskere.

Det kan gå utover de ansattes mentale og fysiske helse. Omstillinger er ofte bra for de ansatte i det lange løp, fordi de fører til bedre organisering og tilrettelegging av arbeidssituasjonen. Men på veien kan de gjøre ansatte usikre, frustrert og redde, særlig hvis de innebærer nye oppgaver, nye relasjoner eller nedbemanning. I verste fall kan omstillingene gjøre de ansatte syke.

Steinaldermennesker i dress

Mennesker er ikke laget for å jobbe på kontor. Selv om samfunnet har endret seg mye, har hjernene våre knapt endret seg siden steinalderen. Det er noe organisasjonspsykologien i økende grad tar inn over seg.

En viktig konsekvens av det er at mennesker tåler omstilling dårlig. Vi er tilpasset små grupper som lever tett sammen, er gjensidig avhengige av hverandre og endrer seg lite over tid. Vi liker stabilitet og forutsigbarhet, og misliker endringer vi ikke forstår og føler at er utenfor vår kontroll.

Dårlig gjennomførte omstillingsprosesser kan være en stor belastning for de ansatte. Det kan føre til lavere produktivitet og høyere sykefravær. Det kan også føre til at ansatte slutter i frustrasjon. Hvis det skjer, er det gjerne de ansatte som engasjerer seg mest i jobben og arbeidsmiljøet som går først.

Det betyr at en omstilling som i utgangspunktet skal spare kostnader og gjøre organisasjonen mer effektiv, kan ende opp med å koste mer enn den sparer.

Omstilling på de ansattes premisser

Betyr det at en organisasjon aldri skal omstille seg? Overhodet ikke. Men ledelsen må få de ansatte med på laget. Da må organisasjonen ivareta de ansattes behov for informasjon, forutsigbarhet og kontroll.

For å lykkes med omstillingen, må organisasjonen inkludere de ansatte hvert steg av veien. Ledelsen må sørge for å gi god og utfyllende informasjon til alle de ansatte så tidlig som mulig, slik at de forstår hvorfor endringene blir gjort. Ledelsen må også sørge for at ansatte har mulighet til å gi tilbakemeldinger og bli hørt både under planleggingen og selve omstillingen.

Det viktigste er at de ansatte, både direkte og gjennom sine tillitsvalgte, har mulighet til å påvirke prosessen. Når de ansatte får være med å bestemme, vil de også ha mer eierskap og være mer positivt innstilt til endringene. Dermed kan endringene også bli en kilde til fellesskap, ny giv og engasjement.

Engasjerte ansatte har også gode ideer til hvordan arbeidsplassen kan gjøres bedre.

Fire gode grep ved endring og omstilling

  • Fortell om målet med planlagte endringer og hvordan målet skal nås. Gi fortløpende informasjon om hva som er bestemt, og hvorfor.
  • Avklar roller, ansvar og oppgaver tidlig i prosessen.
  • La alle ansatte være deltakende underveis. Dette kan skje på ulike måter – men det er viktig å få kunne bidra og oppleve at man som ansatt har en stemme. Å inkludere er et ansvar for lederne, men tillitsvalgte og verneombud kan være gode medspillere.
  • Bruk tid på å evaluere endringer som er gjort. Nådde vi faktisk målet?

Arbeidsmiljøportalen er et forskningsbasert verktøy for mange bransjer. Her kan virksomhetene finne hjelp med å jobbe med arbeidsmiljøet på kontoret.