Horten er en av 125 norske kommunene som har fått en ny hverdag med det skybaserte verktøyet Framsikt. – Framsikt har gitt oss mye bedre oversikt og kontroll, sier økonomisjef Ole Grinde.
Framsikt er et kraftig verktøy som er utviklet i tett samarbeid med og skreddersydd for norske kommuner. Programvaren forenkler de tidkrevende prosessene i styringsårshjulet mellom rådmann, økonomiavdeling, ledere og politikere. Tall og tekst settes automatisk sammen, og datagrunnlag gjenbrukes. Dette sparer tid, gir bedre tilgjengelighet, øker kvaliteten i beslutningsgrunnlaget, forenkler samarbeidet og gir bedre oversikt.
Horten kommune er én av kommunene som har tatt i bruk det intuitive og skybaserte verktøyet Framsikt for analyse, budsjettering, økonomiplanlegging, virksomhetsstyring og rapportering.
– Det vi opplever som svært positivt med Framsikt, er at vi har ett system hvor vi ikke bare fokuserer på tjenesteproduksjon, men også sikrer en god, helhetlig internkontroll, sier økonomisjef i Horten, Ole Grinde.
Lettere å oppdage avvik
Som en av 125 norske kommuner, anvender de nå det skybaserte verktøyet Framsikt. Først som pilotkunde for Framsikts Analysemodul, med blant annet analyser til årsmelding og eksport til KS prognosemodell. Dernest tegnet kommunen avtale om å ta i bruk Framsikt i sin helhet med modulbaserte verktøy for analyse, strategi og utredning, økonomiplan, årsbudsjett, virksomhetsplan og rapportering.
Dette er noen av effektene organisasjonene som har implementert Framsikt, opplever:
• Bedre overblikk over organisasjonen som helhet
• Bedre synliggjøring av hvor man kan spare
• Avvik oppdages på et tidligere tidspunkt
• Bedre beslutningsgrunnlag for politikerne
• Enklere og mer oversiktlige politiske prosesser, blant annet i form av at konsekvensene av politiske beslutninger kan tydeliggjøres
• Bedre åpenhet og innsikt for innbyggere og publikum
– Framsikt har kommet på banen og favnet hele organisasjonen på en god måte. Vi har rett og slett mye bedre oversikt, forteller Grinde.
Horten kommune startet med innføringa i 2018, og delte innføringa av systemet inn i to typer løp:
– Det første var å få årsplanen helhetlig inn i internkontrollen, for å få oversikt over at vi driver lovlig og forsvarlig. Dernest startet vi med årsplan, økonomi og HR, med fokus på sykefravær. Så sørget vi for å implementere sjekklista vår, som er en liste med spørsmål som enhetsledere går nøye gjennom for å påse at enheten drives lovlig og forsvarlig, forklarer Grinde.
Virksomhetsplanen som virker
Løsningen er utviklet av et team som har jobbet på spreng for å skape sømløse, intuitive løsninger. Programvaren er utviklet i tett samarbeid med pilotkommuner i over hele landet, deriblant Larvik, Asker og Horten.
Den nyeste modulen som Framsikt nå har utviklet, er Virksomhetsplan. Også her har Horten vært pilotkommune, og Framsikt har erstattet kommunes egen løsning for virksomhetsplan.
– Vi har hatt en virksomhetsplan i flere år, men har vært på jakt etter et helhetlig system. Fram til 2018 hadde vi noe vi hadde utarbeidet selv, men så kommer Framsikt på banen og evner å favne hele organisasjonen på en meget god måte. Som pilot har vi selvsagt hatt noen innledende utfordringer, men Framsikt har raskt tatt tak i utfordringene. Nå opplever vi å ha en oversikt som innbefatter oppdragsbrev, oppfølging av mål, utvikling av økonomiske rammer, oppdrag som blir gitt fra overordnet nivå gjennom året og en sjekkliste for internkontroll for enhetsledere. Dette gir en større helhetlig kontroll og en nytteverdi som hittil har vært veldig positivt for oss.
– Hvordan har dere innført Virksomhetsplanen i organisasjonen?
– Vi har startet med å følge opp politiske vedtatte mål, og etter hvert som ledere blir bedre kjent med systemet vil vi også legge inn andre mål og oppdrag. Som kommune har vi organisert oss i sju såkalte kommunalområder med nærmere 80 enhetsledere. Vi har kjørt en grunnleggende opplæring før første rapportering ved at alle enhetsledere for kommunalområdet kommer inn for en felles gjennomgang. Da har vi gått gjennom hele virksomhetsplanen med de ulike delene. På den måten sørger vi for å legge et godt grunnlag for felles forståelse av hvordan virksomhetsplanen er bygget opp. En felles plattform og et system der alle jobber for å nå de samme målene, er avgjørende for at dette skal fungere.
– Hvilke andre erfaringer har dere gjort dere med Virksomhetsplanen?
– Det som er fint med systemet til Framsikt, er at vi legger inn oppfølging av mål- og resultatstyring i Virksomhetsplanen. Fordelen er at når man skal tilbakerapportere på oppfølgingen av disse, kan man bruke rapporteringsmodulen som ligger som en integrert del av økonomistyring på sjekklista for internkontroll. Oppfølging av fravær kan også legges inn i samme modul, og rapporteres tilbake til virksomhetsplanen. Oversiktlighet er stikkordet her, sier Grinde.
Virksomhetsplan-modulen tydeliggjør også tiltak for å nå langsiktige mål.
– Med Virksomhetsplanen er det lettere å nå langsiktige mål gjennom fokus på oppnåelse av delmål. Med utgangspunkt i kommuneplanens samfunnsdel, økonomi- og handlingsplan ser man gjennom Virksomhetsplanen tydelig hva man kan gjøre det første året for å nå de langsiktige målene til Horten kommune.
Økonomisjef Ole Grinde er ikke i tvil: Fordelene ved å samle hele
organisasjonen i ett og samme skybaserte system er mange. De opplever mange synergieffekter og opplever systemet som sømløst og intuitivt.