– Vi ser veldig store besparelser og en betydelig effektivisering internt hos oss i måten vi rapporterer på. Det sier økonomisjef Randi Sandli om hvordan det er oppleves å bruke Framsikt som et sentralt verktøy i styringen av kommunens økonomi.
Våren 2017 snakket vi med økonomisjef Randi Sandli i Asker kommune, som fortalte om hvordan økonomiverktøyet Framsikt hadde gitt dem bedre oversikt og mer effektiv økonomioppfølging.
Hun snakket også om ambisjonene for å bruke en ny Framsikt-modul til å forenkle økonomirapporteringen på alle nivåer av den kommunale administrasjonen. Nå tenkte vi å ta en prat med henne igjen og oppdatere oss på progresjonen i dette arbeidet.
– Ja, her har det skjedd veldig mye på kort tid! Da vi snakket sammen sist, brukte vi primært analyse- og rapporteringsfunksjonalitetene i Framsikt. De bruker vi fremdeles, og vi har produsert et handlingsprogram som allerede er lagt ut på nett. Nå jobber vi videre med en digital årsrapport, som er rett rundt hjørnet, forteller Sandli.
Asker kommune er i prosess med å slå seg sammen med nabokommunene Røyken og Hurum, og én sentral ambisjon har vært å forenkle dette arbeidet ved hjelp av Framsikt – blant annet for å skape et realistisk bilde av hvordan den sammenslåtte kommunens økonomi vil fremstå.
– Vi har allerede 2018-budsjettene for både Hurum, Røyken og Asker inne i Framsikt-modulen, og har ventet på at noen organisasjonskart skulle bli ferdige før vi la inn alle budsjettdata på den nye kommunen.
- Disse organisasjonskartene kom nettopp på plass, og når vi nå får korrekt struktur for Nye Asker kommune på plass i Framsikt, skal vi gjøre knytningene fra det gamle til det nye på riktig måte, forteller hun.
Det at vi nå kan legge frem et budsjett og gjøre analyser på kommunens tjenester, vil jo gi et innblikk i hvor det kan effektiviseres. Sandli tror nok det mest vil være i administrasjonen at det kan finnes åpninger for effektivisering, men vil ikke utelukke at det kan vise seg muligheter til å ta grep på noen av tjenesteleveransene.
– Når det også er landet hvem som skal være ledelsen i den nye kommunen, tenker jeg at vi vil kunne jobbe opp mot disse for å se etter gevinster på tjenesteområdene. Her ser jeg at Framsikt er en god løsning både for å gjøre sammenligninger og analyser og for å jobbe med prognoser.
– Det er veldig nyttig at Framsikt åpner for å gjøre simuleringer i denne modellen. Vi kan ta et skritt tilbake og tenke “Hva om vi gjør det sånn…” – og eksperimentere med å gjøre om på ting, ta ut, redusere eller omplassere. Dette gjør at vi kan se utslag og effekter av vurderinger knyttet opp mot analysene, sier hun.
I likhet med Bergen kommune kommer også Askers årsrapport nå bare i online-versjon.
– Vi har lagt ut både handlingsprogrammet og årsrapporten som digitale dokumenter på vår webside tidligere, men de seneste rundene av begge deler er første gang vi bruker Framsikt-løsningen for å gjøre dette.
– Jeg er veldig glad i Framsikt-løsningen, ikke minst fordi det er veldig mye mindre arbeid for oss som jobber med dette. Tidligere jobbet vi manuelt og skrev dokumentene i en Sharpoint-løsning som vi deretter sendte over til et eksternt byrå, som laget digitalversjonen vår. Nå jobber vi med tekstene direkte i Framsikt, og så publiseres alt digitalt direkte fra verktøyet. I tillegg til at det er arbeidsbesparende, er det langt mindre potensiale for feil, og veldig mye enklere å ha god kontroll på hva som er siste versjon, forteller Sandli.
Alt i alt ser Sandli og hennes team veldig store besparelser gjennom Framsikt, det effektiviserer internt i måten å rapportere på, og gir en langt enklere prosess med disse dokumentene som tidligere har vært skrevet manuelt.
– For handlingsprogrammet som vi publiserte nå, 2018-2021, der hadde vi ikke alt inne i Framsiktløsningen, men det kommer i programmet for 2019-2022. Da vil virksomhetene også kunne få opp en oversikt, ikke bare på målenefor ting som sykefravær og økonomi, men også på oppdatert status for disse, sier hun.
– Dette kan så flyttes over til en digital virksomhetsplan, målt mot handlingsprogrammet, som er det de følges opp på. Vi har bare så vidt begynt å jobbe med dette, det lå tidligere på en Sharepoint-plattform, men vi ser at Framsikt-plattformen gir andre muligheter, og jobber nå videre med pilotutprøving av dette i noen av virksomhetene, sier hun
Men at Asker kommune er godt fornøyd med effekten de får av Framsikt-plattformen og av sitt samarbeid med det norske programvareselskapet er det liten tvil om:
– Vi er veldig glad for å kunne være en så stor pilot som vi er, og at vi kom så tidlig med! Vi føler jo at vi virkelig er med å utvikle dette og kan påvirke det i forhold til våre behov, avslutter Sandli.