Det er ikke bare kommuner som er en del av en kommunesammenslåing som har en jobb å gjøre fram mot årsskiftet. Det har også alle de 202 kommunene i fylker som skal slås sammen.
Årsaken er at alle disse – i likhet med sammenslåingskommunene – får nytt kommunenummer. Og siden kommunenummeret er så sentralt i fagsystemer og i kontakt med eksterne systemer og registre, er det mye som må tilpasses og oppdateres for at alt skal fungere 1. januar 2020.
Teknisk koordinator Bernt Audun Strømsli i Kartverket har inntrykk av at det ikke har gått opp for alle kommuner hva en fylkessammenslåing innebærer for dem.
- En del kommuner som «bare» skal skifte kommunenummer som følge av fylkessammenslåing, undervurderer hvor mange oppgaver og fagsystemer som blir berørt. De kommunene som ennå ikke har satt seg grundig inn i hva det innebærer å få nytt kommunenummer, begynner virkelig å få det travelt, sier han.
I Kartverkets informasjonsavis om kommune- og regionreformene kan du lese om det viktigste kommunene må jobbe med fram mot årsskiftet. I midten av juni er det 200 dager igjen til kommune- og regionreformene trer i kraft.
En av kommunene som har kommet godt i gang, er Vennesla, som blir del av det nye fylket Agder når Aust- og Vest-Agder slår seg sammen fra årsskiftet.
- Vi var nok ikke helt oppmerksomme på at det var noe særlig vi skulle gjøre, siden vi ikke er med i noen kommunesammenslåing. Men etter at det i fjor høst en gang gikk opp for oss at fylkessammenslåingen, som gir oss nytt kommunenummer, har en del konsekvenser, så har vi prøvd å ta grep. Det har krevd en del ressurser å få alt på plass, men nå føler vi at vi er godt i rute, sier rådmann Svein Skisland.
En utredning fra KS og PA Consulting Group viser at endring av kommunenummer får konsekvenser for alle sektorer og støttefunksjoner i kommunen. De største følgene er knyttet til rapportering fra kommune til stat.
I tillegg oppdateres matrikkelen med de nye kommunenumrene ved årsskiftet. Før dette kan gjøres, må kommunen rette avvik som det av ulike årsaker kan være mellom matrikkelen og grunnboka. Hvis ikke, kan den maskinelle gjennomføringen av kommuneendringene ved årsskiftet stanse, eller det kan bli vanskelig å korrigere i ettertid.
Siste frist for å rette avvik, er 30. september.
For at rapporteringene til blant annet KOSTRA skal bli riktig, må kommunene ha kontroll på kommunenummer i IKT-systemene som det tas filuttrekk fra.
Kommunen må også blant annet oppdatere kommunenummer i planregister, lokale kartgrunnlag, plan og byggesaker, teknisk dokumentasjon og byggdata for å sikre forsvarlig tjenesteproduksjon innen plan, bygg og geodata.
– Kartverket anbefaler alle kommunene som ennå ikke har gjort det, å ta et dypdykk ned i sine egne IKT-systemer for å se hvordan det nye kommunenummeret påvirker systemene. Med tanke på den knappe tiden som gjenstår, er det viktig å få satt inn ressurser og prioritere dette arbeidet nå, sier Bernt Audun Strømsli.