SMS skal i journalen
Nye medier gir nye muligheter. Men flere kommuner holder seg ennå ikke med elektronisk postjournal, og mange saksbehandlere unnlater å journalføre SMS-er, slik de journalfører andre dokumenter.
I en undersøkelse Kommunal Rapport nylig gjorde, svarte drøyt halvparten av ordførerne, at de ikke journalfører tekstmeldinger. Dette til tross for Sivilombudsmannens klare utsagn i Jens Stoltenberg/DnB NOR-sjef Rune Bjerke-saken, om at SMS-er er å regne som dokumenter i offentlighetslovens forstand.
I en undersøkelse som KS gjennomførte blant 249 kommuner i fjor, var det kun 29 kommuner som oppga at de registrerte tekstmeldinger. Bare 16 sa at de registrerte henvendelser mottatt via chat-tjenester.
Hvorfor er det så vanskelig? Hvorfor så hemmelig, kommenterte en leser, da vi på nett skrev at ordførere flest oppgir at de journalfører e-post, men ikke SMS. Svaret fra de kommunale toppene kan ha noe med både kunnskap og holdning å gjøre.
Oslos byråd Sylvi Listhaug (Frp) har i vinter måttet tåle hard kritikk for manglende journalføring av elektronisk post. I Lærdal har gruppelederne i kommunestyret helt riktig klaget på at møteinnkallinger sendt på e-post ikke er ført i journalen. Det er innholdet som må være viktig, ikke kanalen.
KS-direktør Sigrun Vågeng vil at alle kommuner skal ha elektronisk postjournal tilgjengelig innen utgangen av året. Og når en SMS er arkivverdig materiale, er hun klar på at den må journalføres. Dette er lett å støtte. Journalen bør jo være et godt redskap til å finne interessante dokumenter.
For at en postjournal skal ha tiltenkt verdi, må den føres i tråd med loven. Flere kommuner må gripe fatt i de nye utfordringene – og kravene. Det vil gagne lokaldemokratiet. Ordførerne bør gå foran som gode eksempler, og skille meldinger de mottar som politikere fra rent private tekster.
Både e-post og SMS-er med innhold som saksdokumenter må journalføres.