Består hverdagen av altfor mange møter?

Det synes å være en generell oppfatning at hverdagen består av altfor mange møter. Møtene kan medføre at de ansatte blir mindre tilgjengelige og at dette kan gå ut over servicen. Da omdømmet er det bildet av en organisasjon som blir oppfattet, er dette av stor betydning for organisasjonen, men bildet behøver ikke å være objektivt sant.

For de fleste er det positivt å få delta på møter, ettersom det vanligvis er der det fattes beslutninger, men det skal ikke underslås at det også finnes negative sider ved møtevirksomheten. Eksempelvis er ikke alle møter nødvendige. Styring vil derfor like mye dreie seg om å vurdere behovet for møter som å sørge for at de fungerer effektivt. Det hender at møter ikke har noe formål, men holdes av gammel vane eller på feilaktig grunnlag. Møter kan også holdes for å flytte ansvaret fra en person til et kollektiv, men det kan også være taktikk for å utsette viktige beslutninger.

Møter medfører at mange arbeidstakere bindes samtidig og hindrer ordinært arbeid. Når vi sitter i møter, bruker vi tid, og vår tid koster penger.

Styring medfører også at det bør vurderes alternativer til møter. Alternativet kan muligens være å utarbeide rutinemessige rapporter, utvikle policy og prosedyrer, sjekklister og retningslinjer. Vi tror derfor at ny teknologi, dvs data, telefonmøter, videomøter og konferansefjernsyn m.m. vil erstatte en del av de tradisjonelle møtene i framtiden.

Undersøkelsen

Vi ønsket å undersøke hvor mye av kommuneadministrasjonens tid som går med til møter. Derfor henvendte vi oss til Statistisk sentralbyrå og de store organisasjonene som Kommunenes Sentralforbund, Norsk Kommuneforbund, NITO, Den norske lægeforening og LO for å få opplysninger om administrativt tidsforbruk i møter. Ingen hadde faktaopplysninger å vise til.

I forbindelse med videreutdanning for kommunale ledere har Harald Koht, førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, foretatt undersøkelser blant kommunale ledere om deres disponering av tid. Ifølge en artikkel i Kommunalt tidsskrift fra 1986 viser hans undersøkelse at 40 prosent av tiden i gjennomsnitt går med til møter. Forfatteren bekreftet i januar 1998 bekrefter han at tiden ledere bruker i møter er stabil, men med individuelle variasjoner fra 20 til 69 prosent.

I vår undersøkelse valgte vi å spørre samtlige ansatte i administrasjonen. Samtidig ønsket vi å vite om møtene ble oppfattet som fornuftig bruk av tid og om informasjonen som framkom kunne vært gitt på annen måte enn i møtene.

Kommunene Gausdal og Rælingen stilte seg positive til å bruke tid på våre spørreskjemaer. Skjemaene ble delt ut til samtlige ansatte i administrasjonene, som utgjorde godt over 100 personer. Den totale svarprosent var 57.

Tidsbruk

Undersøkelsen viser at etatssjefer bruker nesten halvparten av sin arbeidstid i møter. Mellomledere bruker noe mindre. De øvrige bruker i gjennomsnitt noe i underkant av en arbeidsdag pr uke i møter. Møtemengden for etatssjefer og mellomledere er i tråd med de resultater Koht har fått i sine undersøkelser.

Undersøkelsen viser at alle stillingsnivåer bruker størstedelen av sin møtetid på fagrelaterte møter. Dette sier oss at den kommunale virksomheten er saks- og fagrettet. Undersøkelsen viser at tidsforbruket til politiske møter ikke er stort.

Møteutbytte

Undersøkelsen viser at etatssjefer opplever at møtene fører til nye oppgaver. Et lite flertall av mellomledere opplever det samme, mens bare halvparten av de øvrige.

Flertallet av dem som svarte opplever at de får avklart forhold i egen arbeidssituasjon. Undersøkelsen viser at avklaringen øker med stillingsnivå, dvs. 80 prosent av etatsjefer, 63 prosent av mellomledere og 56 prosent av de øvrige ansatte.

Alle etatssjefer opplever at møtedeltakelse er effektiv bruk av tid. Det var også et stort flertall av mellomlederne som mente det samme, mens en stor andel av de øvrige ansatte opplever at dette ikke er effektiv bruk av tid. Årsaken til dette kan være at det er lederen som bestemmer om møter skal avholdes og hvem av de øvrige ansatte som skal delta.

Av dem som svarte mener et mindretall av etatssjefene og mellomlederne at de kan få informasjon/kunnskap på annen måte. Også blant de øvrige svarte mindretallet det samme. Av dem som svarte at informasjonen/kunnskapen kan gis på annen måte, mener flertallet at denne kan gis via andre personer. Få oppga data som ett alternativ.

Hovedtyngden av etatssjefer og mellomledere synes at møtevirksomheten er stor, mens de øvrige ansatte synes den er passe. Vi oppfatter av undersøkelsen at flertallet av dem som svarte er positive til den møtevirksomheten de deltar i, men en del av de øvrige ansatte valgte ikke å svare på dette spørsmålet. Det som forundrer oss er at de som får minst ut av møtene likevel synes at møtevirksomheten er passe.

Nye arbeidsoppgaver

Det mest positive fra undersøkelsen er at etatssjefer og mellomledere opplever at møter fører til nye arbeidsoppgaver, avklaring i forhold til egen arbeidssituasjon og effektiv bruk av tid.

Flere av de øvrige ansatte opplever beklageligvis ikke det samme. Det er et tankekors at de underordnede mener de ikke får nye arbeidsoppgaver og heller ikke får avklart forhold i egen arbeidssituasjon i forbindelse med møter de deltar i.

Grunnen til dette kan muligens være lederes posisjon og oversiktlighet og deres mulighet til å påvirke egen arbeidssituasjon.

Avslutningsvis spør vi: Er tilgjengelighet den beste form for service, eller medfører det bare at organisasjonen får et positivt omdømme?

Etatssjefer og mellomledere opplever at møter fører til nye arbeidsoppgaver, avklaring i forhold til egen arbeidssituasjon og effektiv bruk av tid

Skrevet av: Av Reidun Knutrud