Bar ut arkivskap i frykt for brann

Næringsbygningen ved siden av herredshuset i Snåsa sentrum sto i full fyr, da kommuneledelsen besluttet å bære ut kommunens arkiver.

- Arkivskapene var ikke brannsikre. For å være på den sikre siden, evakuerte vi derfor de kommunale arkivene, sier assisterende rådmann Halvard Enstrøm til Kommunal Rapport.

Kommunens daglige postmottak, det generelle saksarkivet, personalarkivet og Navs arkiver var blant de som ble evakuert.

Arkivskap uten hjul

- I hvilken grad var forberedt på en slik hendelse?

- Vi har jo for så vidt vært klar over at vi må få ut arkivet, om noe slikt skjer. Men når det først skjer, så blir det jo litt ekstra.

Kommunen erfarte fort at arkivskapene ikke hadde hjul. De ansatte måtte derfor samarbeide om å bære skapene. Operasjonen tok om lag 30 minutter, anslår Enstrøm.

- Vi skal evaluere denne hendelsen førstkommende mandag. Vi må vurdere om vi har hatt gode nok rutiner. Ett av momentene vi må se på, er om det finnes enklere måter å transportere arkivskap på.

Riksarkivet er imponert

Riksarkivet mener Snåsa kommune fortjener ros for å sin snartenkthet i en dramatisk situasjon.

- Det avgjørende er at man må sørge for brannsikkerhet i forhold til arkivverdig materiale. Om brannsikkerheten ikke er god nok er i hele bygningen, i etasjen eller i arkivlokalet, kan det være et alternativ å benytte arkivskap som tilfredsstiller lovens krav til brannsikkerhet, sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum.

At arkivskapene ikke var brannsikre, behøver ikke å innebære noe brudd på arkivloven, opplyser hun.

- Det avgjørende er at man må sørge for brannsikkerhet i forhold til arkivverdig materiale. Om brannsikkerheten er i hele bygningen, i etasjen, i rommet, eller i selve skapet er ikke spesifisert i loven, sier Dørum.

Brannsikre arkivskap er bare påkrevet for daglig arkiv med lokaler som ikke tilfredsstiller brannsikkerhetskravene.

- Arkivskap som brukes til historisk arkiv skal derimot være brannsikre.